決裁者のアポを取るには?アプローチ方法や成功のコツを解説

「チームの営業成績が今ひとつ奮わない」「現場の担当者とのアポイントは取れるけれど、成約につながらない」といった悩みの原因は、決裁者とアポイントが取れていないことにあるかもしれません。窓口となる担当者と決定権を持つ決裁者が異なることが多いBtoBのビジネスでは、現場で得た好感触が成約につながるとは限らないからです。
しかし、最初からダイレクトに決裁者のアポイントを取るのはハードルが高く、担当者を通してアポイントを取り付けてもらうのも容易ではありません。

本記事では、決裁者とのアポイントを獲得するために効果的なアプローチ方法や、アポイントの取り方のコツについて解説します。

決裁者とのアポが重要な理由

決裁者とは、経営に関わるような重要な意思決定の場面において、最終判断を下す権利を持つ人です。
一定規模以上の会社であれば、商品やサービスの購入、人材採用、新規プロジェクトの立ち上げといった判断を現場の担当者だけに任せるケースは少なく、決裁者に最終判断を仰ぐのが一般的です。そのため、営業担当者は自社の商品やサービスを購入してもらうためには、最終的に決裁者の同意を得なければなりません。

このような決裁者の立ち位置を踏まえると、決裁者とのアポイントを獲得することには、下記のようなメリットが考えられます。

成約までのプロセスを短縮できる

決定権を持つ決裁者がアポイントに同席することで、商談がスムーズに進み、成約までのプロセスを短縮できるでしょう。これにより、営業活動にかかる時間が減り、少数精鋭で高い成果を上げられる効率的な組織を構築できます。営業した分だけ売上が上がることを実感できれば、営業担当者のモチベーション向上にもつながります。

具体的な提案ができる

決裁者がアポイントに同席することで、商品やサービスの導入の決定権がある決裁者が感じているリアルな課題をヒアリングすることが可能です。通常は現場の担当者から課題のヒアリングを行いますが、決裁者と現場の担当者で感じている課題に齟齬がある可能性があります。
しかし、決裁者がアポイントに同席すれば、直接課題を聞くことができるので、その場で具体的な解決策を提案することが可能です。そのため、一度会社に課題を持ち帰ることなく、迅速に決裁につなげることができ、成約率の向上が見込めます。

決裁者とのアポを取るためのアプローチ方法

決裁者とつながることで、営業活動がスムーズに進むことが期待できます。では、決裁者とアポイントを取りたい場合、どのように行動すれば良いのでしょうか。具体的には、下記のようなアプローチ方法が考えられます。

飛び込み営業やテレアポを行う

アポなしで企業を訪問する飛び込み営業や、リストをもとに電話でアポを取るテレアポは、従来からあるスタンダードな営業手法です。どちらもダイレクトに顧客の反応を把握できるため、相手にニーズがあればスムーズに商談が進む可能性があります。

一方、面識のない人からの突然のアプローチを嫌う企業も多く、門前払いされることも少なくありません。現場の担当者と話せたとしても、決裁者と面談できる可能性は低いでしょう。

メール営業や手紙営業を行う

メール営業や手紙営業は、以前に交換した名刺の情報や、ウェブ上の資料請求フォームなどで取得した顧客情報を活用し、メールや手紙でアプローチする方法です。一斉送信すれば、一度に多くの見込み顧客と接点を持てる点がメリットです。
ただし、開封率は低く、必ずしも決裁者につながるとは限りません。

フォームから問い合わせる

企業のウェブサイトにある問い合わせフォームを利用して連絡するのも、決裁者とつながるのに有効な手段です。メールと違って開封されるケースが多いため、決裁者に届く可能性も高くなります。
一方、フォームに情報を入力するにはそれなりの時間がかかるため、効率が良いとはいえません。

決裁者につながりやすい時間を見極めて電話する

テレアポを行う際は、決裁者が在籍していそうな時間帯に電話するのも効果的でしょう。業種によって在籍している時間は異なるものの、社内会議や外出で席を外す時間は比較的午後が多いため、午前中が狙い目です。

テレアポの際に決裁者の同席をお願いする

電話口に出てくれた担当者とのアポイントが決まったら、決裁者の同席を打診してみましょう。「私の上長もいっしょに伺います」と自社の上長が同行する旨を伝えると、決裁者の同席を自然な形で促せます。

決裁者のアポ獲得が得意な営業代行会社に依頼する

営業のコストをかけずに決裁者のアポイントを獲得したいときは、営業代行を活用しましょう。
営業代行と一口にいっても、得意分野はさまざまです。テレアポが得意な場合もあれば、訪問営業が得意な場合もあります。必ず得意分野をチェックし、新規営業に強みを持つ会社や、決裁者とのアポ獲得実績が豊富な会社に依頼してください。

決裁者マッチングサービスを利用する

自社の商品やサービスに合う決裁者を特定し、直接アポイントを取ってつないでくれる決裁者マッチングサービスを利用することもできます。
決裁者マッチングサービスを提供する企業では、担当者の人脈や調査力を活かして、決裁者を短期間で見つけ出します。サービスの担当者を通じ、決裁者に対して事前にサービスや商品の概要を伝えてから商談に入れることも大きなメリットでしょう。

決裁者とのアポ獲得のコツ

決裁者とアポイントを取るには、どのようなことに気をつければいいのでしょうか。決裁者とのアポイントを獲得するコツは、大きく下記の2つがあります。

下調べを徹底する

決裁者とのアポイント当日までに、企業の下調べを徹底しましょう。アポイント先の顧客の業種や企業規模、同業他社の動向などを参考に、自社の商品やサービスを導入するメリットを提示できるよう、準備を整えることが大切です。アポイントの際に、きちんと調べてきていることが伝われば、決裁者からの信頼を得られる確率が上がります。その場での成約につなげるためにも、下調べを徹底することをおすすめします。

伝えたい内容や質問への回答をまとめておく

アポイント当日に向け、伝えたい内容や想定される質問に対する回答をまとめておくことも大切です。決裁者は基本的に多忙であり、予定の合間を縫って商談に参加しています。よって、信頼関係が築けていない初回のアポイントでは、短時間でわかりやすく要点を伝えることを特に意識しなくてはなりません。

長々とプレゼンをしたり、話があちこちに飛んで伝えたいポイントがずれたりしないよう、伝えたいことを箇条書きにした資料を先方に渡してから話をするのがおすすめです。併せて、資料や説明に対して質問されそうな内容をまとめておき、スムーズに答えられるようにしておきましょう。

決裁者とのアポ取りには、あらかじめ自社の存在を知らせる「ロボットレター」が有効

決裁者とのアポイントは、営業コストを削減しつつ、成約までの時間を短縮できる可能性が高まります。効率の良い営業活動を行うためには、決裁者とのアポイント獲得を目指しましょう。

決裁者とのアポイントの獲得率を上げるには、確実に決裁者の手元に届き、事前に商品やサービスの特徴を知ってもらえる「ロボットレター」の導入がおすすめです。
ロボットレターは、ロボットがペン字でDMを代筆するサービスで、まるで人が書いたような手書きDMを作成することができます。手書きのDMが届くことで、差出人である営業担当の誠意が伝わり、決裁者の心を動かす可能性があります。営業担当者が1枚1枚手書きするのは現実的ではないですが、ロボットに任せれば最短5営業日で、心のこもった手書きのDMを発送することができます。
希望に応じて、専門スタッフによる文章のアドバイスも可能なため、決裁者とのアポイント獲得率向上を目指す方はお気軽にご相談ください。

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