アポ取りとは、面会や商談につなげるための約束を取り付けることをいいます。ビジネスシーンにおいて、アポ（アポイント）なしでの訪問は相手に不快感を与える可能性があります。先方が不在だったり、即座に断られたりすることも多く、効率の面からもおすすめの方法とはいえません。良い商談につなげるためには、まずはアポ取りをして「話を聞いてみたい」「会ってみてもいい」と思わせることが大切です。
アポを取るための代表的な方法は、「電話」と「メール」の2つです。本記事では、電話やメールでアポ取りを行うときのポイントと、より成功率を高めるコツを解説します。
電話でアポイントを取るときのポイント
電話でのアポ取りは、担当者と直接話ができるため、スムーズにアポ取りまでを進めやすいでしょう。まずは、電話でアポ取りをする場合の4つのポイントを解説します。
冒頭でアポイントの目的を端的に告げる
アポイントの電話がつながったら、冒頭で会社名と名前を名乗り、電話をかけた理由を簡潔にまとめて伝えましょう。
電話を切られたくないと思うあまり、いきなり商品やサービスの話をしたり、早口に用件をまくし立てたりすると、相手は「自分勝手な電話で不愉快」「態度が悪い」と感じて聞く気をなくします。初めて会った方に挨拶もせず商談を始める人がいないのと同様、電話でも基本的なマナーを守ることが重要です。
また、売り込みの意識が強いと抵抗感を抱く人も多いため、相手のニーズや関心に合わせて自社の製品・サービスの良さを伝えるトークを心掛ける必要があります。
声のトーンや速度に気をつける
顔が見えない電話でのアポ取りは、声の印象がすべてといっても過言ではありません。ぼそぼそしたしゃべり方や、抑揚のないしゃべり方は暗い印象を与えるため、明るいトーンで抑揚をつけながら話すといいでしょう。
電話の場合は声がこもりやすいので、はっきり聞き取れるように発声することも大切です。また、対面で話すよりも早口になりやすいので、普段よりも速度を落として話してみてください。
日時と所要時間を提示する
担当者の反応が好感触だった場合は、アポイントの日時と所要時間を伝えて、商談の機会を伺います。「1時間程お時間をいただきたいのですが、来週月曜日の14時はいかがですか？」のように具体的な日程候補と所要時間を提示し、日程調整の主導権を握りましょう。
日程調整の最初の段階で「いつがよろしいですか？」と相手に丸投げすると、なかなか決まらず調整が滞る可能性が高いです。相手も仕事の合間を縫って対応してくれている以上、電話でのアポ取りを長引かせるのは避けたほうが無難です。あらかじめ複数の日程候補を用意してからアポ取りを行うと、代替案をスムーズに提示して日程を確定させることができます。
アポイントを取った日時と時間を復唱する
最後に、アポイントを取った日時と時間を復唱し、気持ちの良い挨拶をして電話を切りましょう。アポ取りの最中にどれだけ会話が弾んでも、終わり方が悪いと印象が台なしです。
また、ダブルブッキングや聞き間違いによる誤解を防ぐため、アポイントの「日時」「場所」「開始時刻」を必ず復唱してください。
メールでアポイントを取るときのポイント
では、メールでアポ取りを行う場合は、どのようなことに気をつければいいのでしょうか。ここでは、メールでアポ取りをする場合のポイントを4つ解説します。
件名に用件を書く
送付したメールへの注目度を少しでも向上させるためには、メールを開かなくても概要を伝えられる「件名」の活用が有効です。件名に簡潔に用件を入れ、読まれずに削除されるメールへの仲間入りを防ぎましょう。
＜新規顧客に対する件名の具体例＞
・ご面談のお願い（◯◯会社）
・ご挨拶のお願い（◯◯会社）
・◯◯に役立つサービスのお知らせ
＜既存顧客に対する件名の具体例＞
・◯◯に関する打ち合わせ日程について
・【◯◯の件】ご確認のお願い
本文を簡潔にまとめる
本文の冒頭で、「自己紹介」と「目的」「用件」を端的に伝え、メールを読むメリットを感じてもらえるようにします。メール作成の際は、下記の具体例を参考にしてみてください。
＜メール冒頭の具体例＞
◯◯株式会社
ご担当者様
突然のご連絡失礼いたします。
株式会社△△営業部の◯◯と申します。
貴社のウェブサイトを拝見し、××事業の集客率アップに弊社サービスがお役に立てるのではないかと思いご連絡いたしました。
弊社サービスの「◯◯」は、◯×業界を中心に数多く導入いただいており、集客率を平均◯％向上させています。
日程調整の候補を複数提示する
商談の日程は、こちらから日時を3つ程提示して調整を依頼するとスムーズです。予約フォームなどを活用して返信の手間を省くと、よりアポ取りの成功率が上がります。
＜日程調整の具体例＞
誠に勝手ながら、弊社サービスについて直接ご紹介したく、以下の日程からご都合の良い日時をお選びいただけますと幸いです。
・◯月◯日（◯） ◯：◯◯～◯：◯◯
・◯月◯日（◯） ◯：◯◯～◯：◯◯
・◯月◯日（◯） ◯：◯◯～◯：◯◯
顧客に合った資料を添付する
メールの冒頭でサービスについて興味を持ってもらい、直接の面会への期待をさらに高めるために、顧客の事情に合った資料をメールに添付します。
このとき、手元にある資料をすべて添付するのは避けましょう。多すぎる資料の中から相手に選ばせるのは離脱の元です。相手の事情を推測して、効果的な資料を厳選することを心掛けてください。
成約につながるアポ取りを実現するためのコツ
ここまで、アポ取りのポイントを解説しました。しかし、アポ取りはあくまでも営業活動の最初の一歩です。どれだけアポイントが取れても、成約につながらなければ企業の利益にはなりません。そのため、「どれだけ成約に近いアポイントを取るか」が非常に重要です。
では、具体的にどのようなことに気をつければよいのでしょうか。成約につながるアポイントを取るコツは大きく2つあります。
自社に合ったターゲットを選定する
自社の商品やサービスについて、「どのような層の悩みにマッチするのか」「どういった困り事にどのようなソリューションを提供できるのか」を深く掘り下げて考察し、マッチするターゲットを選定することが大切です。
自社の商品やサービスがターゲットのニーズに合っていないと、「しつこく電話をかけてくるからアポを受け入れたけど、興味はない」「自社の悩みには合わなかった」といった、確度の低いアポイントが増え、成約率が下がる原因になります。過去の成約などを参考にしながら、アプローチ対象を絞り込んでいきましょう。
効果的なアプローチ方法を考える
画一的なアプローチではなく、「ターゲットに刺さる話」でアプローチできると成約につながりやすくなります。高収益が見込める潜在顧客や、即決が期待できそうな見込み顧客に対しては、初回の電話やメールでの所感をもとにニーズを分析し、相手にメリットを感じさせるスクリプトを組みましょう。
ロボットレターでアポ取りの成功率を高めよう
アポ取りの成功率、あるいはアポ取り後の商談の成約率の低さに悩んでいるなら、初手で相手の気持ちをつかめる「ロボットレター」の活用がおすすめです。
「ロボットレター」は、従来の印刷DMや手書き風印刷DMとは一線を画したロボットによる手書きDMで、ロボットが温かみのある手書きのペン字でDMやお礼状などを代筆。受け取った人の心に届くDMの作成から発送まで、最短5日で一貫して代行してくれるサービスです。
DMの内容についても、手紙営業代行サービスの専門コンサルタントチームが並走してアドバイスをするため、ターゲットの悩みに寄り添った特別感のある文章に仕上げることができます。書道師範のような美文字からかわいらしい女性文字、書き慣れた雰囲気のある男性文字まで、8種類の筆跡タイプから選択可能です。さらに、用途に合わせて変えられる封筒のラインナップも10種類あり、反響率向上を後押しします。
アポ取りにかかる人的コストや時間を削減しながら成功率を上げたい方や、アポイント後の成約率を高めたい方は、ぜひ「ロボットレター」をご検討ください。
