営業手紙の書き方と例文15選｜新規開拓でアポにつなげるテンプレート付き

監修エクネス株式会社 代表取締役　平井康之

1000社以上が利用する手書き代筆サービス「ロボットレター」運営責任者
マーケティングイベントへの登壇を通じ、CXOレターを活用した新規開拓戦略や最新の成功事例を発信

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「テレアポは受付で断られ、時間をかけて作った営業メールも開封されない……」

もしあなたが今、このような新規開拓の壁を感じているなら、突破口は意外なところにあります。それが、古い手法と思われがちな営業手紙です。

しかし、誤解しないでください。ここで言う営業手紙は、単なる挨拶状や精神論ではありません。デジタルの営業接点があふれる今だからこそ、相手の記憶に残り、社長・決裁者との接点を作るための強力な差別化手法です。

私たちはこれまで、累計800万通以上の手紙の代筆・発送を行い、1000社以上の手紙営業を支援してきました。過去には、たった0.03％だった反応率が3.5％（なんと約116倍！）になった事例もあります。

この記事では、その支援経験をもとに、「捨てられない手紙の書き方」のロジック、明日から組み合わせて使える「成果直結型の例文15選」、さらに「新規開拓でアポにつなげるテンプレート」まで、すべて無料で公開します。

「字が汚い」「1通ずつ手書きする時間がない」という悩みに対する解決策も用意しました。ぜひこの記事をブックマークし、決裁者への扉を開く鍵としてご活用ください。

すぐに使える例文を先に確認したい方は、営業手紙の例文15選をご覧ください。

結論：営業手紙は書き方のポイントを押さえ、フォローコールまで設計する

結論から言うと、営業手紙で新規開拓のアポにつなげるには、相手企業に合わせた文面づくりと、送付後のフォローコールまで設計することが重要です。

営業手紙は、例文をそのまま送るだけでは成果につながりにくい施策です。相手企業の取り組みや想定課題に触れたうえで、「なぜ送ったのか」「自社がどのように役立てるのか」「次に何をしてほしいのか」を明確にする必要があります。

また、営業手紙は送って終わりではありません。手紙が届いた頃に「先日お送りした手紙の件で」と電話を入れることで、通常のテレアポよりも自然に話を始めやすくなります。

私たちの過去の支援実績でも、手紙送付後に架電した施策は、架電なしの施策より平均商談化率が高い傾向が見られました。詳しいデータは後半の「フォローコール」の章で紹介します。

営業手紙を書くときは、少なくとも次の4点を押さえましょう。

• なぜ相手企業に送るのか
• 相手が抱えていそうな課題は何か
• 自社がどのように役立てるのか
• 次に何をしてほしいのか

この4点を反映すると、テンプレート感を抑えやすくなり、読み手にとって確認する理由のある営業手紙になります。

なぜ営業手紙は、メールだけでは届きにくい決裁者との接点になるのか

なぜ、わざわざコストと手間をかけて営業手紙を送るのか。その理由は、情緒や根性論ではなく、相手の手元に残る物理的な接点と、社長・決裁者に認知されやすい届け方にあります。

手紙は物理的に手元に残りやすい

営業メールは、毎日届く多くのメールの中に埋もれやすく、件名だけで判断されることも少なくありません。一方、営業手紙は封筒や便箋として相手の手元に残ります。

丁寧に宛名を書き、相手企業に合わせた文面にすることで、一斉送信の営業メールや印刷DM（ダイレクトメール）よりも「自社に向けて送られたもの」と受け取られやすくなります。

手書きの手紙は印刷DMより丁寧な印象を与えやすい

営業手紙のなかでも、手書き感のある手紙は、印刷DMよりも丁寧な印象を与えやすい傾向があります。すべてが印刷されたDMは「一斉送付された広告」と見なされやすい一方で、宛名や本文に手書き感があると、個別に送られた印象を持たれやすくなります。

私たちが過去に支援した複数社のDM施策では、商談獲得を目的とした場合、印刷DMと手書きDMで次のような差が見られました。

※ロボットレター調べ。過去の複数社のDM施策実績をもとに集計。掲載数値は参考値であり、成果は商材、ターゲット、文面、送付タイミングによって変わります。

社長・決裁者に認知されるきっかけを作りやすい

テレアポは、受付や担当者の段階で止まってしまい、社長・決裁者本人まで話が届かないことがあります。一方、営業手紙は郵便物として届くため、電話とは違う形で社長・決裁者との接点を作れます。

多くの企業では、郵便物は総務や受付で仕分けられます。しかし、代表者名を正確に記載し、必要に応じて「親展」（宛名本人に開封してほしい郵便物に使う表記）を付けた手紙は、広告物や一般的なDMとは違う郵便物として扱われやすくなります。

また、相手企業の取り組みや課題に触れた文面であれば、「自社のことを調べたうえで送ってきた」と受け取られやすくなります。手間をかけた印象が残ることで、確認や返信、後日のフォローコール時の会話につながる可能性があります。

新規開拓で使う営業手紙の基本構成テンプレート

営業手紙は、目的によって書き方が変わります。ここでは、新規開拓でアポにつなげたい場合に使いやすいテンプレートを紹介します。お礼状やお詫び状では目的が異なるため、後半のシーン別例文を参考にしてください。

特に新規開拓では、読み手が「なぜ自社に届いたのか」「確認する価値があるのか」を判断しやすい順番で構成することが大切です。

この型に沿って書くと、一方的な売り込みではなく、相手にとって確認する理由のある営業手紙にしやすくなります。正式な手紙では、本文とは別に宛名、日付、差出人名も整えましょう。

【シーン別】そのまま使える営業手紙・お礼状の例文15選

ここでは、新規開拓、アポ取り、飛び込み営業後の置き手紙、資料送付、商談後のお礼、休眠顧客の掘り起こし、紹介依頼、お詫び状など、営業現場で使いやすい15の例文を紹介します。

そのまま使える形式で紹介しますが、実際に送る際は、社名、業界、相手企業の取り組み、想定課題を必ず差し替えてください。営業手紙では、「なぜ貴社に送ったのか」が伝わる一文を入れることで、テンプレート感を抑えやすくなります。

【新規開拓】面識のない相手へのアプローチ

1. 課題解決提案型（HP・ニュース起点）

相手の情報をリサーチしたうえで、「貴社だからこそ」という必然性を伝える王道パターンです。

2. 新規アポ取り型（情報交換の打診）

売り込み色を抑え、まずは15分程度の情報交換につなげたい場合の例文です。

3. 業界情報提供型（情報交換のきっかけ作り）

売り込みではなく、業界レポートや他社事例の提供を入口にして、情報交換につなげる例文です。

4. 資料送付型（パンフレットの見どころ紹介）

会社案内やサービス資料をこちらから送る際に、資料の見どころと確認してほしいポイントを伝える例文です。

5. セミナー・展示会招待型

特定のイベントに招待するという名目で、自然な接点を作る例文です。

6. お祝い起点型（移転・上場・就任）

移転、上場、代表就任、新サービス発表などのお祝いをきっかけに、自社を認知してもらう例文です。

【接点後のフォロー】次の会話につなげる手紙

7. 飛び込み営業で不在だった場合の置き手紙

訪問時に担当者や社長が不在だった場合に、名刺や資料と一緒に残す例文です。

8. 展示会後に送るフォロー手紙

展示会で名刺交換した相手に、当日の御礼と資料の見どころを伝え、次の商談や情報交換につなげる例文です。

【商談後】成約率を高める「お礼状」

9. 即日投函のお礼状（スピード重視）

商談直後に投函し、メールだけでは伝えきれない感謝と印象を残す例文です。

10. 会食・接待のお礼状（情緒重視）

会食や接待後に、当日の会話や相手への感謝を伝えて関係性を深める例文です。

11. 資料請求後に添える一筆箋

問い合わせや資料請求があった相手に、資料請求へのお礼と確認してほしいページ、次の連絡先を短く伝える例文です。

【関係構築】ご無沙汰・紹介

12. 休眠顧客の掘り起こし

以前やり取りがあった相手に、近況伺いや新しい事例の紹介をきっかけとして再接触する例文です。

13. 紹介依頼（既存顧客へ）

満足度の高い既存顧客に対して、同じような課題を持つ企業の紹介を依頼する例文です。

【トラブル対応】ピンチをチャンスに変える「詫び状」

14. クレーム・ミスへのお詫び（深謝）

メールだけの謝罪では事務的に見えやすい場面で、誠意と再発防止の姿勢を伝える例文です。

15. 納期遅延のお詫び

事情を説明しつつ、リカバリー策を提示して誠意を伝える例文です。

【パーツ別】組み合わせ自在！書き出し・結び・追伸の文例集

営業手紙は、書き出し、提案理由、結び、追伸を組み合わせることで、自社に合う文面を作りやすくなります。ここでは、営業手紙で使いやすい文例をパーツ別に紹介します。

相手の心をつかむ書き出し

営業手紙の書き出しでは、形式的な挨拶だけで終わらせず、「なぜ貴社に送ったのか」が伝わる一文を入れることが重要です。特に新規開拓では、相手企業の情報に触れた書き出しにすると、テンプレート感を抑えやすくなります。

▼ 季節・時候の挨拶（ビジネスで無難なもの）

• 早春の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
• 新緑の候、貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
• 秋涼の候、〇〇様におかれましてはいかがお過ごしでしょうか。
• 師走の候、貴社におかれましてはますますご多忙のことと存じます。

▼ 相手を立てる・リサーチを示す書き出し

• 先日、〇〇様のインタビュー記事を拝読し、〇〇に対するお考えに深く共感いたしました。
• 貴社ホームページにて、新プロジェクト「〇〇」の始動を拝見し、弊社の事例がお役に立てるのではないかと考えました。
• 貴社の〇〇に関する取り組みを拝見し、弊社の事例がお役に立てるのではないかと考え、筆を執らせていただきました。
• 業界紙にて貴社の取り組みを拝見し、陰ながら応援しておりました。

▼ 紹介・展示会・過去接点がある場合

• 〇〇株式会社の△△様よりご紹介いただき、ご連絡いたしました。
• 先日は展示会にて名刺交換をさせていただき、誠にありがとうございました。
• 以前、〇〇のセミナーでご挨拶させていただきました、株式会社〇〇の田中です。
• 先日お送りした資料について、補足のご案内をしたくお手紙をお送りしました。

行動を促す結び・追伸

営業手紙の結びでは、相手への配慮を示しながら、次に何をするのかを自然に伝えることが重要です。特に新規開拓では、追伸で連絡予定や同封資料の見どころを補足すると、送付後のフォローにつなげやすくなります。

▼ 結びの言葉（相手への配慮）

• 末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
• 時節柄、くれぐれもご自愛くださいませ。
• ご多忙の折、誠に恐縮ではございますが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
• まずは略儀ながら、書中をもちましてご挨拶申し上げます。

▼ 追伸・P.S.（フォローにつなげる一文）

• 追伸：本状が届く頃合いを見計らい、改めてお電話いたします。
• 追伸：同封資料の〇ページに、貴社と近い業種の事例を掲載しております。
• 追伸：まずは情報交換の機会として、15分ほどお時間をいただけますと幸いです。
• 追伸：ご関心がない場合は、その旨お知らせいただければ、以後のご連絡は控えます。

開封率と反応率を高める「書き方」の技術

営業手紙は、文面だけでなく、封筒を見た瞬間の印象や読みやすさでも反応が変わります。ここでは、読まれやすく、送付後のフォローにつなげやすくするための実務上のコツを解説します。

相手企業の課題とベネフィットが伝わる文面にする

営業手紙の反応を高めるには、例文の空欄を埋めるだけでなく、相手企業に合わせて表現を調整することが大切です。

特に差が出るのは、冒頭の送付理由です。「貴社の取り組みを拝見しました」だけではやや弱いため、ホームページ、ニュース、採用情報、代表インタビューなどで確認した具体的な情報に触れましょう。

たとえば、次のように書き換えます。

• 改善前：
  貴社の事業内容を拝見し、ご連絡いたしました。
• 改善後：
  貴社ホームページにて、〇〇業界向けの新サービスを強化されていることを拝見しました。新規問い合わせ後の対応工数を削減した同業界の事例が、貴社の営業活動にもお役に立てるのではないかと考え、ご連絡いたしました。

また、自社サービスの機能を長く説明するよりも、相手が得られるベネフィット（商品やサービスによって得られる価値や恩恵）を先に伝えましょう。

• 改善前：
  弊社サービスには顧客管理機能とメール配信機能があります。
• 改善後：
  問い合わせ対応や資料送付にかかる作業負担を減らし、営業担当者が商談準備や顧客フォローに時間を使いやすい体制づくりを支援できます。

営業手紙では、機能の説明よりも「相手の負担がどう減るか」「どの業務に時間を使いやすくなるか」を先に示すことで、読み手が確認する理由を持ちやすくなります。

封筒・切手の選び方（開封されやすくする技術）

営業手紙は、封筒を見た瞬間の印象も重要です。一斉送付のDMに見えると、文面を読まれる前に広告物として扱われる可能性があります。次の点を意識しましょう。

• 茶封筒や料金別納はDM感が出やすい：
  請求書や大量送付の案内に見えやすいため、社長・決裁者宛には白封筒、和封筒、少し厚みのある上質紙の封筒を検討しましょう。
• 記念切手や季節感のある切手を使う：
  料金別納ではなく切手を貼ることで、事務的な郵便物ではなく、個別に送られた手紙として認識されやすくなります。
• 宛名はできるだけ手書きにする：
  宛名が手書きだと、一斉印刷されたDMよりも個別に送られた印象を与えやすくなります。
• 必要に応じて「親展」を使う：
  本人に読んでほしい重要な手紙であれば、親展を使う方法もあります。ただし、むやみに付けず、社長・決裁者本人に読んでもらう必要がある場合に使いましょう。

社長宛に送る場合は、宛名・敬称・封筒マナーにも注意が必要です。詳しくは、社長宛の封筒の書き方で解説しています。

縦書き・筆ペンの効果（読まれやすくする技術）

営業手紙は、内容がよくても読みにくければ最後まで読まれにくくなります。見た目の丁寧さと読みやすさを両立させることが大切です。

• 縦書きは丁寧な手紙の印象を与えやすい：
  メールや横書き資料とは違う印象を作りやすく、社長・決裁者宛の営業手紙では一般的な営業資料との差別化につながります。
• 筆ペン・万年筆・ブルーブラック系のインクを使う：
  落ち着いた印象を与えやすく、ビジネス向けの手紙にもなじみます。ただし、読みづらい筆跡や過度に装飾的な文字は避けましょう。
• 字は上手さよりも丁寧さを重視する：
  多少字に自信がなくても、一文字ずつ丁寧に書かれている手紙は、印刷物よりも誠意が伝わりやすくなります。
• 文章は短めに整理する：
  長い文章を詰め込むと読みにくくなります。相手の課題、提案理由、次の行動が一目で分かるように整理しましょう。

営業手紙をアポにつなげるにはフォローコールまで設計する

営業手紙は、送って終わりではありません。結論でも触れた通り、新規開拓でアポにつなげるには、手紙が届いた後のフォローコールまで設計しておくことが重要です。

手紙を送っておくと、通常のテレアポとは違い、「先日お送りした手紙の件で」と自然に話を始めやすくなります。ロボットレターの過去の複数社のDM施策実績でも、手紙送付後の架電あり・なしで次のような差が出ています。

※ロボットレター調べ。過去の複数社のDM施策実績をもとに集計。掲載数値は参考値であり、成果は商材、ターゲット、文面、送付タイミング、架電内容によって変わります。

フォローコールでは、次の3点を押さえましょう。

• 架電のタイミング：手紙が到着した翌日から翌々日を目安に電話する
• 投函のタイミング：水曜・木曜頃に届くように調整し、到着後すぐ電話できる状態にしておく
• 受付での伝え方：「先日、〇〇社長宛にお手紙をお送りした件でお電話いたしました」と簡潔に伝える

また、フォローコールの成果は、送付先リストの質にも左右されます。業種、企業規模、代表者・部門責任者の情報、企業の直近の動きなどを整理しておくと、手紙の文面や架電時の会話も具体化しやすくなります。営業手紙の送付先をこれから整理する場合は、営業リストの作成方法もあわせて確認しておきましょう。

ただし、電話だけで強引にアポを取ろうとすると、せっかく営業手紙で作った丁寧な印象を損なう可能性があります。手紙で伝えた内容を前提に、相手にとって確認する価値がある情報を短く伝え、無理のない形で情報交換や面談につなげましょう。

営業電話の詳しい流れやトーク例は、営業電話のコツの記事で解説しています。

「時間がない」を解決する。手書きの効果と効率を両立する方法

ここまで読んで、「営業手紙の効果は分かった。でも、1通ずつ手書きしていたら時間が足りない」と感じた方もいるのではないでしょうか。

営業手紙は、相手に合わせた文面や手書き感のある見た目が重要です。一方で、1通に20分かかる場合、100社に送るだけで2,000分、つまり約33時間の作業時間が必要になります。

これでは、本来時間を使うべき商談準備、提案、フォローコール、既存顧客対応の時間が削られてしまいます。

そこで選択肢になるのが、手書きDM・営業手紙の代筆と発送を効率化できるロボットレターです。ロボットレターを活用すると、手書きの印象を保ちながら、営業手紙の作成・発送にかかる負担を抑えられます。

• 手書き感のある営業手紙を効率的に送れる：手書き風フォントの印刷ではなく、ロボットが実際にペンを持って宛名や本文を筆記します。印刷物とは違う自然な手書き感を出しやすい点が特徴です。
• 営業担当者が商談やフォローに集中しやすい：宛名書き、本文筆記、封入、発送などの作業を任せることで、商談準備、提案、フォローコールなどに時間を使いやすくなります。
• 大量送付でも品質を保ちやすい：数十通から数千通の営業手紙でも、一定の品質で作成しやすくなります。ターゲット別の文面カスタムや同封物対応も可能です。
• 手紙営業を継続施策にしやすい：リスト精査、発送、必要に応じたコール代行まで対応できるため、営業手紙を一度きりではなく、新規開拓の仕組みとして運用しやすくなります。

手書きの印象を保ちながら営業手紙を効率化したい方は、まずは無料サンプルで実際の筆跡や封筒の仕上がりを確認してみてください。

営業手紙に関するよくある質問

Q. 営業手紙は新規開拓に効果がありますか？

A. 営業手紙は、メールやテレアポだけでは接点を作りにくい社長・決裁者に認知してもらう手段として有効です。

ただし、手紙を送るだけで成果が出るわけではありません。送付先リスト、文面、封筒の印象、送付後のフォローが重要です。

Q. 営業手紙は誰宛に送るべきですか？

A. 新規開拓では、できるだけ代表者、役員、部門責任者など意思決定に近い相手に送るのが基本です。ただし、商材によっては現場責任者や管理部門宛の方が適している場合もあります。

Q. 営業手紙には資料を同封した方がよいですか？

A. 相手にとって確認する価値がある資料であれば、同封すると効果的です。ただし、分厚い資料を入れすぎると読む負担が増えるため、事例資料や1枚ものの概要資料など、要点が分かるものを選びましょう。

Q. 営業手紙は手書きでないと意味がありませんか？

A. すべてを自筆にする必要はありませんが、宛名や本文に手書き感があると、印刷DMよりも丁寧な印象を与えやすくなります。

大量送付する場合は、手書き代筆サービスの活用も選択肢です。重要なのは、相手に合わせた文面と、手紙を送った後のフォローまで設計することです。

Q. 営業手紙を送った後は電話した方がよいですか？

A. はい。営業手紙は送って終わりではなく、到着後にフォローコールを行うことで、アポにつながる可能性が高まります。

「先日お送りした手紙の件で」と伝えると、通常のテレアポよりも話のきっかけを作りやすくなります。

まとめ：心を掴む「手紙」の可能性

手紙営業は、決して古い手法ではありません。デジタルの営業接点があふれる現代だからこそ、手間をかけて届ける一通の手紙は、相手の感情を動かし、記憶に残る「強力な差別化戦略」になります。

まずは、あなたが「どうしても取引したい」と思う重要な1社に対して、今回紹介したテンプレートをもとに、自分の言葉で手紙を書いてみてください。相手のことを調べ、想いを込めて書いた1通は、これまで届かなかった相手との距離を縮めるきっかけになるはずです。

そして、手紙営業の手応えを感じ、「もっと多くの企業に送りたい」「手書きの印象を保ちながら効率化したい」と思ったときは、ロボットレターの活用もご検討ください。

手紙という武器は、営業の可能性を大きく広げてくれます。あなたの営業活動が、手紙営業によって劇的に飛躍することを心から応援しています。